اگر می خواهید نامه ای را فکس کنید ، هنگام نوشتن آن از قوانین خاصی پیروی کنید تا توسط مخاطب خوانده شود و مستقیماً به سبد کاغذ باطله ارسال نشود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
نوشتن نامه در ویرایشگر متن MS Word یا استفاده از الگویی که می تواند در MS Publisher (با آرم شرکت) انتخاب شود. اگر می خواهید جداول ارسال کنید ، استفاده از MS EXEL نیز قابل قبول است. تصاویر باید پسوند JPEG داشته باشند.
گام 2
اندازه نامه استاندارد ارسال شده توسط نمابر یک صفحه A4 است. قلم - حداقل اندازه 10 نقطه. بنابراین ، افکار خود را در امتداد درخت گسترش ندهید تا مجبور نشوید نامه ای را در چندین صفحه ارسال کنید. و سعی نکنید با استفاده از اندازه قلم های نزدیک به صفر ، تمام اطلاعاتی را که فکر می کنید لازم است در یک صفحه قرار دهید.
مرحله 3
واضح و موجز باشید. اگر مخاطب شما به اطلاعات اضافی ، جداول اطلاعات ، تصاویر نیاز دارد ، دریغ نخواهد کرد که با شماره تلفن یا آدرس پست الکترونیکی مشخص شده در نامه شما را در این باره اطلاع دهد. فقط در مورد آنچه ممکن است مورد علاقه مخاطب شما باشد بنویسید. اگر درخواستی برای شما ارسال شده است ، لطفاً فقط به آن پاسخ دهید.
مرحله 4
تصاویر یا تصاویر خیلی کوچک با گرافیک پیچیده را در متن وارد نکنید ، تا مخاطب شما برداشت واقعی "مبهمی" از شما ، خدمات و شرکت شما نداشته باشد.
مرحله 5
حتی اگر در حال ارسال نامه از طریق نمابر هستید ، هر مخاطب را با نام و نام خانوادگی نامگذاری کنید. حتماً از مخاطب برای خواندن این نامه تشکر می کنید و فقط پس از آن به ارائه اطلاعاتی که درباره کالاها یا خدمات خود دارید یا پاسخ سوال وی ادامه می دهید.
مرحله 6
اگر به ارسال نامه های تجاری مشغول هستید ، سعی کنید با مشتری و با تخفیف برای کالاها یا خدمات خود ، توجه مشتری یک مشتری بالقوه را جلب کرده و آنها را به صورت گرافیکی برجسته کنید.
مرحله 7
در پایان نامه خود ، حتماً امید خود را برای همکاری بیشتر ابراز کنید. آدرس ، شماره تلفن / نمابر و ایمیل سازمان خود را نشان دهید (حتی اگر قبلاً توسط شما مشخص شده باشد).
